Dokumente mit KI analysieren: Verträge, Berichte, PDFs

Was macht eine KI konkret, wenn man ihr ein Dokument gibt?

Die KI-gestützte Dokumentenanalyse ist ein Verfahren des maschinellen Lernens, das ein Dokument untersucht und daraus automatisch die wichtigsten Informationen extrahiert [11]. Diese Definition stammt von einem Softwareanbieter, wie die meisten verfügbaren Quellen zu diesem Thema. Ziel ist es, statische Dokumente, häufig PDFs oder Bilder [12], in nutzbare Daten zu verwandeln [10].

Die technische Kette in drei Schritten

1. Textextraktion. Das System extrahiert zunächst den lesbaren Text aus dem PDF [25].
2. OCR bei Bedarf. Enthält das Dokument gescannte Seiten statt auswählbarem Text, kann eine OCR (optische Zeichenerkennung) nötig sein [25]. Sie wandelt das Seitenbild in Text um [10].
3. Zerlegung und Indexierung. Der extrahierte Inhalt wird anschließend aufgeteilt und indexiert [25].

Gelesene Formate

Dokumentenwerkzeuge werben damit, PDFs, Word-Dateien, Bilder, gescannte Formulare, E-Mails und Berichte zu lesen [15]. Einige verarbeiten außerdem digitalisierte Dokumente und handschriftliche Notizen [34].

Einfache OCR oder kontextuelles Verstehen

Mehrere Anbieter unterscheiden einfache OCR von kontextuellem Verstehen. Laut Kairntech digitalisiert eine einfache OCR nur, während KI-Dokumentenverarbeitung kontextuelles und fachliches Verständnis hinzufügt: Extraktion, Klassifizierung, semantische Suche [10]. Auch iWeaver behauptet, das eigene Werkzeug verstehe im Unterschied zu einfachen OCR-Systemen die semantischen Beziehungen zwischen Konzepten [34]. Beide Aussagen stammen von kommerziellen Akteuren und beschreiben ihre eigenen Produkte. Sie stellen keine unabhängige Messung der Analysequalität dar.

Wie analysiert man einen Vertrag mit KI, Schritt für Schritt?

Die Methode umfasst vier Schritte: einen Raster festlegen, Zitate anfordern, jeden Punkt mit dem vollständigen Vertrag abgleichen und das Ergebnis von einer befugten Person prüfen lassen [14].

1. Ein Analyseraster festlegen. Listen Sie vor dem Start der KI die zu prüfenden Punkte auf: Parteien, Laufzeit, Beträge, Haftung, Kündigung, anwendbares Recht. Die KI kann dann Abweichungen von diesem Raster melden [14].
2. Zitate anfordern. Verlangen Sie für jede Antwort die Passage des Vertrags, auf der sie beruht [14]. So finden Sie die Quelle im Text wieder.
3. Jeden Punkt mit dem vollständigen Vertrag abgleichen. Eine isolierte Antwort genügt nicht: Prüfen Sie sie im gesamten Dokument [14].
4. Von einer befugten Fachperson prüfen lassen. Das Ergebnis der KI stellt keine Rechtsberatung dar [14].

Was die KI bei einem Vertrag leisten kann

• Das Dokument in Abschnitte gliedern (Präambel, Definitionen, Klauseln, Anhänge) und daraus Parteien und Daten extrahieren [12].
• Klauseln wie Haftungsbeschränkung oder Schadloshaltung erkennen und Parteien, Daten, Beträge und anwendbares Recht in einer strukturierten Zusammenfassung ausgeben [39].
• Den Text mit einem Referenzvertrag vergleichen, Abweichungen festhalten und Fragen für die Prüfung vorbereiten [35].
• In der Due Diligence innerhalb weniger Minuten ungewöhnliche Klauseln oder Risiken in Hunderten von Vereinbarungen aufspüren [30].

Diese Einsatzmöglichkeiten werden von Anbietern von Lösungen und von Bildungsanbietern beschrieben, nicht von institutionellen Quellen. Sie zeigen, was diese Werkzeuge versprechen, nicht ein garantiertes Zuverlässigkeitsniveau. Raster, Zitate und menschliche Prüfung dienen gerade dazu, das zu kontrollieren, was die KI liefert.

Wie fasst man ein PDF oder einen langen Bericht zusammen und extrahiert daraus Daten?

Das Zusammenfassen eines langen PDFs und das Extrahieren von Daten sind drei unterschiedliche Anwendungen, die jeweils eine andere Überprüfung erfordern.

• Zusammenfassung: eine Kurzfassung eines oder mehrerer langer Dokumente erstellen. Aktuelle Modelle verarbeiten PDFs mit zahlreichen Seiten, Tabellen oder Anhängen: Finanzberichte, technische Studien, Audits [10]. Diese Fähigkeit wird von Werkzeuganbietern dargestellt.
• Datenextraktion: ein Dokument in nutzbare Informationen umwandeln, sei es aus PDFs, Verträgen oder Rechnungen [10]. Die KI-gestützte Dokumentenanalyse nutzt maschinelles Lernen, um daraus automatisch die wichtigsten Informationen zu extrahieren [11]. Ein Tutorial zeigt beispielsweise eine Extraktion nach Google Sheets mit Claude-3 [18].
• Frage-Antwort: das Dokument direkt befragen, statt es vollständig zu lesen [22]. Manche Werkzeuge zeigen den Chat neben dem PDF an, mit anklickbaren Zitaten, die auf die genaue Fundstelle verweisen [20].

Einen dichten Bericht überprüfen

Kontrollieren Sie bei einem dichten Bericht jede extrahierte Zahl, indem Sie sie mit der ursprünglichen Tabelle vergleichen. Prüfen Sie außerdem, ob die Anhänge berücksichtigt wurden und ob die Seitenverweise stimmen. Anklickbare Zitate erleichtern diese Kontrolle, und die Methode „Zitate anfordern, jeden Punkt mit dem vollständigen Dokument abgleichen“ wird für Verträge empfohlen [14]. Adobe gibt an, dass sein Assistent die Bezüge zu Seiten, Tabellen und Abschnitten beibehält [17].

Finanzen und Prüfung

Die akademische Forschung verortet den Einsatz in der Buchhaltung und Prüfung: Die KI kann dort Verträge oder andere Dokumente lesen [1]. Ein Praxisratgeber beschreibt die Automatisierung der Analyse von Verträgen und PDF-Rechnungen [8].

Versprechen zu Zeitersparnis oder Return on Investment stammen von Anbietern. So verspricht eine Lösung, den ROI für KMU zu beschleunigen [19], und ein Anbieter für Rechtsdienstleistungen spricht davon, Hunderte Vereinbarungen „in wenigen Minuten“ zu prüfen [30]. Keine der konsultierten Quellen misst diese Gewinne unabhängig: Testen Sie mit Ihren eigenen Dokumenten.

Wie vergleicht man zwei Dokumente oder zwei Fassungen eines Vertrags?

Zwei Dokumente zu vergleichen bedeutet, einen Text mit einem Referenzvertrag oder zwei Fassungen desselben Vertrags gegenüberzustellen, um Abweichungen festzuhalten und Fragen für die Prüfung vorzubereiten. Die KI kann die Struktur des Dokuments extrahieren, den Text mit dem Referenzvertrag vergleichen und Unterschiede festhalten [35]. Sie erkennt Abweichungen, die Interpretation liegt bei Ihnen.

Methode in zwei Schritten

1. Die Dokumente nacheinander senden und den Vergleich ankündigen. Geben Sie an, welches als Referenz dient und welches geprüft werden soll [23].
2. Eine Tabelle der Abweichungen mit einer Spalte „Was nicht vergleichbar ist“ anfordern. Diese Spalte ist entscheidend: Zwei Angebote unterscheiden sich häufig in anderen Punkten als dem Preis [23].

Bei einem Vertrag können Sie die Tabelle so gliedern: Klausel, Referenzfassung, geprüfte Fassung, Art der Abweichung, zu stellende Frage. Diese Gliederung ist ein Vorschlag zur Darstellung, keine Anforderung der Quellen.

Jede Zeile der Tabelle ist in beiden Texten erneut zu prüfen. Das Werkzeug bereitet die Durchsicht vor, es ersetzt sie nicht.

Die Nachverfolgung von Änderungen, ein kommerzielles Beispiel

Adobe, ein Softwareanbieter, hat eine Funktion dieser Art für die Vertragsverwaltung vorgestellt. Laut LeMagIT beruht diese Neuheit auf generativer KI. Sie ermöglicht es, Verträge im PDF-Format zusammenzufassen und Änderungen zu erkennen, die während der Überarbeitungszyklen vorgenommen wurden [40]. Es handelt sich um eine kommerzielle Funktion, hier so dargestellt, wie die Fachpresse sie berichtet.

Eine Vorsichtsmaßnahme speziell für Verträge

Der Vergleich zweier Fassungen bedeutet, oft vertrauliche Dokumente einzureichen. Manche Anbieter setzen auf lokale Ausführung. Jaimes AI etwa kündigt eine Analyse auf einem im Haus installierten Gerät an, ohne Umweg über einen externen Cloud-Dienst [24]. Das ist ein Verkaufsargument, das Sie anhand Ihrer Vertraulichkeitsanforderungen prüfen sollten.

Wo steht Oupi in dieser Analysearbeit?

Oupi liest die Dokumente, die Sie ihm bereitstellen, und antwortet unter Bezug auf sie. Dies ist ein Funktionsprinzip: Die Antworten sind an den Inhalt des übermittelten Dokuments gebunden, und genau diese Bindung macht eine Überprüfung möglich.

Dieses Prinzip entspricht der für die Vertragsanalyse beschriebenen Kontrollmethode eines Bildungsanbieters (kommerzielle Quelle). Sie umfasst vier Handgriffe: ein Analyseraster festlegen, Zitate anfordern, jeden Punkt mit dem vollständigen Vertrag abgleichen und das Ergebnis von einem Menschen prüfen lassen [14]. Mit Oupi sieht das so aus:

1. Die Anfrage eingrenzen. Listen Sie die zu prüfenden Punkte auf (zum Beispiel Laufzeit, Kündigung, Haftung), statt eine allgemeine Einschätzung zu verlangen.
2. Die Passagen anfordern. Verlangen Sie für jeden genannten Punkt den Auszug aus dem Dokument, auf dem die Antwort beruht.
3. Zum Text zurückkehren. Lesen Sie den Auszug im vollständigen Dokument nach. Ein einzelnes Zitat kann korrekt sein und dennoch außerhalb seines Kontexts seinen Sinn verlieren, etwa wenn eine Ausnahme in einer anderen Klausel steht.
4. Prüfen lassen. Dieselbe Quelle weist darauf hin, dass das Ergebnis der KI keine Rechtsberatung darstellt und von einer befugten Fachperson validiert werden muss [14].

Eine im Dokument verankerte Antwort lässt sich schneller überprüfen, sie ersetzt aber nicht die Durchsicht. Dem Juristen, Finanzexperten oder Assistenten obliegt das Urteil über Konformität, Risiko und Auslegung [14].

Um Ihre eigenen Dokumente in diesem Rahmen zu befragen, siehe den Chat mit Dokumenten.

Welche Vorsichtsmaßnahmen gelten: Vertraulichkeit, Scans, Verantwortung?

Sechs Punkte der Aufmerksamkeit bestimmen den Einsatz von KI bei Dokumenten: das menschliche Urteil, die Länge der Dokumente, die Qualität der Scans, die Vertraulichkeit, der rechtliche Rahmen und das Fehlen einer Zuverlässigkeitszahl.

• Das Urteil bleibt beim Menschen. Die KI entscheidet nicht allein über Konformität, Risiko, Auslegung des Rechts oder die zu verfolgende Strategie, und ihr Ergebnis stellt keine Rechtsberatung dar [14]. Die empfohlene Methode besteht darin, Zitate anzufordern, jeden Punkt mit dem vollständigen Vertrag abzugleichen und die Analyse dann von einer befugten Fachperson prüfen zu lassen [14].
• Lange Dokumente erfordern Vorsicht. Arbeiten des INSEE zu betrieblichen Vereinbarungen heben das große Potenzial generativer KI für die Analyse langer Dokumente hervor, weisen aber zugleich darauf hin, dass ihr Einsatz Vorsicht verlangt [3].
• Die Qualität der Scans beeinflusst das Ergebnis. Das System extrahiert zunächst den lesbaren Text aus dem PDF, und gescannte Seiten können eine OCR erfordern [25]. Eine ungenaue Texterkennung speist daher die gesamte nachfolgende Analyse. Es lohnt sich, kritische Passagen im Original nachzulesen.
• Die Vertraulichkeit von Verträgen wirft die Cloud-Frage auf. Manche Anbieter bieten lokale Ausführung an: Jaimes AI behauptet, Dokumente verließen nie einen externen Cloud-Dienst [24]. Andere heben die Vertraulichkeit Ihrer Dokumente hervor [34]. Es handelt sich um Werbeaussagen, die Sie in den vertraglichen und technischen Bedingungen jedes Angebots überprüfen sollten.
• Der rechtliche Rahmen befindet sich im Aufbau. Die Forschung befasst sich mit der Autonomie von KI-Systemen im Vertragsrecht [4] sowie mit der Sorgfaltspflicht der Parteien beim Einsatz von KI-Werkzeugen, einschließlich der Dokumentation des verwendeten Werkzeugs [2].

Die verfügbaren Quellen erlauben es nicht, die Zuverlässigkeit der Analyse eines Vertrags oder Berichts zu beziffern. Eine Fehlerquote lässt sich daher nicht angeben, was die systematische Kontrolle durch Zitate und die menschliche Prüfung rechtfertigt.